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Empresas de diferentes portes e segmentos recorrem às planilhas eletrônicas para realizar a gestão e o controle de seus processos, registrar e organizar dados, extrair indicadores e relatórios. Não é diferente quando falamos na gestão da energia. E mesmo empresas que são grandes consumidoras, ou seja, que têm alto consumo de energia, ainda adotam planilhas de consumo de energia como ferramenta de gestão.

Ainda que possam trazer funcionalidades e sanar algumas necessidades das empresas, elas limitam os resultados que uma organização pode obter com a gestão de energia. As planilhas podem, inclusive, acarretar problemas mais sérios de ineficiência se forem manipuladas de forma indevida.

Como as planilhas são utilizadas na gestão de energia?

Antes de entrarmos na discussão da eficiência ou não das planilhas, é preciso compreender o que é a gestão de energia e o que ela pode representar no negócio. Gestão de energia é adotar um planejamento permanente de ações que promovam eficiência energética, reduzam o consumo e representem, com isso, economia e maior competitividade. Em outras palavras, uma empresa faz gestão energética quando passa a enxergar a energia como um custo operacional tão relevante quanto os demais. Devendo ser gerenciado para que seu uso seja racional e estratégico.

Essa gestão passa por mudanças comportamentais, adequação de infraestrutura e controle permanente e sistemático do consumo para definição de ações e identificação de pontos de ineficiência e de melhoria.

O tema tem ganhado cada vez mais relevância, não somente devido às altas tarifas de energia praticadas no Brasil, mas também pela preocupação cada vez maior das organizações e da sociedade em buscar modos de produção mais sustentáveis e ambientalmente responsáveis.

É importante ressaltar que não há uma fórmula de gestão aplicável a todas as empresas. Cada negócio tem seu perfil de consumo, seu modo de operação e suas características. É por isso que se torna tão importante conhecer a fundo o consumo e a operação de cada empresa, para um planejamento eficaz de gestão de energia. E é aí que entra a planilha de consumo de energia e outras ferramentas mais avançadas como instrumentos de gestão.

Por que a planilha de consumo de energia é limitada?

Planilhas podem ser muito úteis e, se bem pensadas, auxiliam a organização e análise de dados em uma empresa. Mas quando falamos em energia, elas certamente não possibilitam todos os resultados e benefícios que a gestão desse insumo pode proporcionar. Isso quando comparadas a softwares de gestão e outras ferramentas similares disponíveis no mercado.

1. Versões divergentes

O primeiro problema das planilhas é que elas são alimentadas manualmente e podem ser salvas e compartilhadas por diversos profissionais. Isso por si só traz o risco de divergência entre versões e falta de controle sobre alterações de dados e conteúdo em geral. Dados pouco confiáveis dificilmente serão bons parâmetros para a tomada de decisões no negócio. Mesmo que uma empresa preveja caminhos mais seguros para o uso compartilhado do arquivo, o procedimento não será tão prático como aquele possibilitado por um sistema.

2. Pouca funcionalidade

Para que uma empresa possa fazer a gestão de energia abrangendo diversos equipamentos e variáveis, acaba tendo que adotar muitas planilhas. Isso dificulta a organização dos dados de modo que possam ser analisados no todo. Dificulta também a extração de informações estratégicas e, com isso, a gestão em si.

Devemos lembrar ainda que, quanto mais complexo for o controle por planilha, mais a empresa estará dependente de pessoas que dominem profundamente a criação e edição desses arquivos. E que saibam cruzar dados e gerar relatórios que de fato sirvam como base para o direcionamento de ações.

3. Segurança das informações

Planilhas eletrônicas oferecem o recurso de restrição de acesso para leitura ou edição. Ainda que isso limite o pleno acesso aos dados e sua manipulação, não é um caminho totalmente seguro para a proteção das informações.

4. Dificuldade de integração

A integração de uma base de dados, construída em planilha de consumo de energia, a outros sistemas de gestão ou de informação utilizados pela empresa não é uma tarefa fácil e exige conhecimento técnico em programação. Mais uma vez, a empresa fica dependente de mão de obra especializada, quando pode ter essa integração automatizada por sistemas de gestão.

5. Recursos limitados

De forma geral, quando comparamos ferramentas de gestão de energia, encontramos diversas funções que não são contempladas pelas planilhas de consumo de energia, como:

• Monitoramento em tempo real do consumo;
• Alerta sobre anomalias ou desvios que permitam ações corretivas imediatas;
• Processos automatizados de alimentação de dados que sejam mais seguros e poupem o tempo das equipes (a alimentação manual, além do risco de desencontro de informações, consome tempo dos profissionais, que poderiam se dedicar a atividades mais estratégicas).

Além disso, as planilhas não apresentam os dados de uma maneira que facilite a tomada de decisões no negócio. Os softwares, nesse quesito, superam bastante as planilhas, pois não apenas automatizam a alimentação de dados e permitem o monitoramento em tempo real, mas também oferecem outros recursos, como controle de faturas e medições segmentadas por lojas, setores ou unidades do negócio.

Soluções para quem usa planilhas na gestão de faturas

A gestão de energia nas empresas é uma realidade que tende a se fortalecer e ganhar cada vez mais atenção dentro do planejamento de cada negócio. Para que seja eficaz e traga os resultados pretendidos, as ferramentas adotadas devem facilitar o processo de gestão e oferecer dados confiáveis para a tomada de decisões.

Planilhas de consumo de energia, ainda que sejam solução para algumas demandas, estão muito distantes de outras ferramentas em relação ao potencial de resultado que podem oferecer, principalmente quando falamos de grandes consumidores de energia. É preciso ter em mãos ferramentas e softwares mais adequadas para que, com dados confiáveis e recursos avançados de monitoramento e controle, uma empresa possa de fato alcançar a eficiência energética pretendida, racionalizar o seu consumo e atingir patamares desejáveis de economia e competitividade.